Les étapes pour analyser vos besoins en matière de facturation électronique

Pour déterminer ce que vous attendez d’une solution de facturation électronique, voici une liste de quelques questions :

• Voulez-vous envoyer ou recevoir des factures, ou les deux ?

Même si vous ne choisissez que la réception ou l’envoi de factures, une approche globale permet d’obtenir le meilleur retour sur investissement.

• Vous envoyez des factures électroniques à l’étranger et/ou recevez en provenance de l’étranger ?

Vous devrez penser à assurer la conformité avec les différentes lois sur la facturation et les réglementations fiscales dans les différentes zones géographiques où vous opérez.

• Quels formats de facture électronique vos clients ou fournisseurs vous demandent-ils ?

Il est probable que vous deviez prendre en charge plusieurs formats de facture électronique. Dans votre appel d’offres, assurez-vous que les fournisseurs proposent une solution capable de traiter plusieurs formats de facture électronique et offrent la possibilité de traiter les factures papier.

• Avez-vous besoin que la solution s’intègre à d’autres systèmes d’entreprise ? L’intégration de systèmes de facturation électronique dans des environnements multi-ERP est complexe. La solution choisie doit pouvoir s’intégrer de manière transparente et fiable avec vos ERP existants.
• De quel accompagnement avez-vous besoin ?

Des services de formation, d’information et de support à vos fournisseurs ou clients peuvent être nécessaires, surtout dans la phase initiale de mise en œuvre de la facturation électronique.

• Avez-vous besoin d’aide pour l’activation de vos partenaires commerciaux ? L’activation peut se limiter à l’envoi d’un e-mail à votre client ou fournisseur l’invitant à s’inscrire en libre-service. Mais avec des partenaires commerciaux plus importants, il faut prévoir une équipe dédiée pour accompagner le changement, équipe qui peut être externalisée.
• Comment accroitre l’adoption de la facturation électronique ?

Il est conseillé de choisir une solution qui prend en charge plusieurs modes d’envoi et de réception des factures (via un portail, PDF structurés, EDI, solutions de facturation électronique intégrées).

• Quel type de réseau de facturation électronique sera le plus efficace pour vous ?

Il en existe une multitude mais, en règle générale, les réseaux ouverts apportent plus de flexibilité.

• Quels types de rapports souhaitez-vous créer et quels indicateurs voulez-vous être en mesure de suivre ?

Il est important de s’assurer que la solution fournisse des informations exploitables sur l’ensemble du processus de facturation électronique.